Approuver, réviser et modifier votre plan d’entretien

Après avoir terminé votre plan d’entretien annuel et à long terme, la prochaine étape est de les faire approuver. La dernière étape est continue : réviser les plans régulièrement et les modifier au besoin.

Faire approuver votre plan

Pour faire approuver votre plan d’entretien, vous devez :

• soumettre officiellement le plan par écrit;
• créer une présentation pour décrire les avantages du plan (et être prêt à répondre aux questions et préoccupations);
• tenir un registre des décisions prises au sujet du plan.

Après avoir obtenu l’approbation

Une fois le plan d’entretien approuvé, préparez-vous à le mettre en application :

• communiquez les grandes lignes du plan au comité de logement, au chef, au conseil et à la communauté;
• préparez, à l’intention du chef, du conseil, des membres du comité de logement et du personnel, une feuille de questions et de réponses.

Réviser le plan d’entretien

Il est conseillé de réviser votre plan régulièrement – au moins tous les 3 mois. Révisez votre plan si vous constatez que certains éléments doivent être mis à jour ou pourraient être améliorés.

Durant le processus de révision, vous devriez :

• examiner avec votre équipe l’état d’avancement de votre plan pour voir si tout se déroule comme prévu;
• inspecter régulièrement tous les logements (inspection annuelle, revue de l’état des lieux et inspection à l’arrivée et au départ des locataires);
• faire l’inventaire de l’immeuble.

Modifier le plan d’entretien

Après avoir révisé le plan, vous devrez :

• le mettre à jour à mesure que les tâches sont accomplies, et reporter les tâches terminées à la prochaine échéance;
• déceler les problèmes et réassigner les ressources, au besoin, pour les tâches qui sont en retard;
• préparer des rapports d’étape réguliers et les mettre à la disposition de la communauté;
• communiquer et célébrer vos succès.

Pour plus d’informations, contactez votre bureau local de la SCHL ou votre conseiller de la SCHL.