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L’établissement et le respect d’un processus décisionnel bien documenté amélioreront l’efficacité et la responsabilisation du conseil d’administration.
Le processus en soi doit être consigné et conservé à portée de main pour consultation rapide lors des réunions du conseil d’administration.
Les décisions prises doivent aussi figurer dans les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration.
Modèle de prise de décisions rationnelles
Votre conseil d’administration doit prendre des décisions rationnelles à partir de faits, d’analyses et d’un processus étape par étape. Dans un contexte organisationnel, la prise de décisions fondée sur l’intuition et les émotions est beaucoup plus susceptible de mener à de mauvaises décisions.
Ce principe s’applique particulièrement aux décisions importantes – celles qui influent sur l’orientation de votre organisme, qui nécessitent de grandes dépenses ou qui ont des conséquences importantes.
Voici un exemple de modèle de prise de décisions rationnelles que votre conseil d’administration pourrait utiliser :
- définir clairement la décision à prendre et la justifier;
- déterminer les critères de décision;
- pondérer les critères;
- élaborer des solutions de rechange;
- évaluer les incidences des solutions de rechange;
- choisir la meilleure solution.
Pour les décisions moins importantes et moins complexes, ou celles pour lesquelles il est difficile de déterminer des critères de décision précis, assurez-vous que votre processus comprend un mécanisme convenu à l’avance pour la prise d’une décision finale, comme un vote à la majorité simple, un vote à la majorité des deux tiers ou un consensus.
Texte à l’écran : Titre – « Des fondations solides pour votre ensemble de logements : Processus de prise de décisions »
(Visuel : Lampadaire et arbre)
Narration :
Pour avoir une plus grande efficacité et une meilleure reddition de
comptes, il est important d’avoir en place un processus qui bien
documenté la manière que votre organisme prend ses
décisions importantes : Un processus qui est formel qui
décrit les rôles joués par chacun dans la prise de
décisions. En fait ce permet a tout le monde d’être
« sur la même longueur d’onde » en ce
qui concerne les attentes et les enjeux.
(Visuel : Narratrice française)
Texte à l’écran : « Décrit les
rôles » « Prise de
décisions » « Sur la même longueur
d’onde »
Texte à l’écran : Titre
– « Mise en œuvre »
Narration :
Des statuts (ou un mandat) doivent être rédigés
rapidement afin d’établir comment les grandes
décisions voit être prises. Les statuts doivent être
rédigés de façon claire et préciser entre
autre. Par exemple, est-ce que la décision doit-être prise
par un vote, un consensus ou de l’accord unanime?
Texte à l’écran : « Décisions prises
par : » (Puces : vote, consensus, accord unanime)
Texte à l’écran : Titre –
« Suivi »
Narration :
Durant les réunions, quand une décision est prise, il faut
prendre en note l’information et donner suite aux étapes
énoncées, afin que chacun respecte ses engagements et ses
responsabilités. Pour chaque décision du conseil
d’administration, il faut savoir exactement qui a la
responsabilité de donner suite un point ou une activité.
Texte à l’écran : « Prendre en note toute
l’information », « Chacun doit respecter ses
engagements »
Texte à l’écran : Titre
– « Compte rendu »
Narration :
Il est recommandé en fait d’avoir un cartable qui contient
tous les documents essentiels de l’organisme. Cela pourra aider les
nouveaux membres à comprendre leurs responsabilités et
à conserver une certaine constance dans le processus
décisionnel. La personne à qui l’on a confié la
responsabilité d’une activité doit rendre compte
régulièrement de ses actions au conseil
d’administration.
Texte à l’écran : « Documents »
(Puces : comptes rendus et ordres du jour, ententes et contrats, budgets
et états financiers, lignes de conduite et règlements),
« Rendre compte régulièrement de ses
actions »
Texte à l’écran : Titre
– « M’akola Group of Societies, Victoria
(Colombie-Britannique) »
Ouverture : (Visuel : M’akola)
David Seymour :
Nous avons trouvé un moyen de nous assurer que le conseil devienne
efficace et puisse faire son travail. Nous avons réparti les
décisions, les grandes décisions, dans ce que nous appelons
le « processus en trois étapes ». Nous avons
dit que ce que nous devions amener à la table premièrement
était l'idée, et deuxièmement à quoi celle-ci
ressemblerait. Puis troisièmement, nous prenons la décision
finale.
(Visuel : Interview de David)
(Texte à l’écran : David
« Seymour » Seymour – vice-président)
(Visuel : Rouleau B – M’akola, réunion du conseil
d’administration à propos des plans d’habitation)
Kevin Albers :
Je crois que le processus de prise de décisions en trois
étapes est probablement l’élément qui contribue
le plus au succès de M’akola. Il offre aux membres du conseil
d'administration trois occasions différentes : d’abord
d’engager une conversation, ensuite de poser les bonnes questions,
puis enfin de participer à la prise de décisions. Lorsque
nous atteignons la troisième étape, ils sont si bien
informés qu’ils sont prêts à approuver ou
à refuser le projet.
(Visuel : Interview de Kevin)
(Texte à l’écran : Kevin Albers – Directeur
général)
(Visuel : Rouleau B – réunion du conseil
d’administration, discussion à propos des plans
d’habitation)
David Seymour :
Le processus de prise de décisions en trois étapes nous
procure du temps et de l'énergie pour avoir des discussions
approfondies et tenir compte de la composante culturelle appropriée
qui fait nécessairement d’un projet un bon projet.
(Visuel : Interview de David)
(Visuel : Rouleau B – M’akola, Kevin discutant avec une
résidente dans son logement, plaque commémorative de Judy
Bourne)
(Texte à l’écran : Vous voulez en savoir plus? Visitez le SCHL.ca/logementabordable pour en savoir plus sur la gouvernance de votre organisme.)
(Logo de la SCHL à l’écran)
(Mot-symbole Canada)
(Icônes des médias sociaux)
(Fin de la musique)
