Dossiers des locataires

C’est une bonne pratique de tenir des dossiers de locataires à jour pour tous les logements de votre communauté. Ainsi, vous savez qui vit dans chaque logement et quelles sont les conditions de la location. Une bonne tenue de dossiers permet de faire un suivi des montants dus et des réparations à faire ou terminées.

Le gestionnaire d’habitations d'une Première Nation doit conserver les documents suivants dans les dossiers des locataires :

Demande du locataire

La demande remplie et signée du locataire contient beaucoup de renseignements utiles. Elle vous aide à choisir la personne qui convient le mieux pour un logement inoccupé. Elle vous permet aussi d’évaluer les demandeurs en fonction de la politique de sélection des locataires, si vous en avez une.

Le conseil crée le formulaire de demande à partir de la politique de logement et en consultation avec les membres de la communauté.

Une communication efficace s’établit dès la présentation de la demande. Il est recommandé d’annoncer par écrit les décisions quant à la sélection aux personnes ayant demandé un logement dans votre communauté. Une copie de la lettre d’approbation doit être conservée au dossier.

Bail

Le bail est un contrat entre la Première Nation et le locataire qui précise les modalités et conditions de la location. La loi n’exige pas la signature d'un bail, mais il est préférable d’en avoir un. Il permet de clarifier les responsabilités et les attentes des deux parties. Ce contrat peut aider à dissiper les malentendus et faciliter le règlement de problèmes éventuels.

Rencontrez toujours les locataires pour examiner le bail avec eux et vous assurer qu’ils comprennent et acceptent leurs responsabilités avant de signer le bail et de prendre possession du logement (de recevoir les clés).

De manière générale, les baux comprennent les informations suivantes :

• la durée du bail;
• le loyer (y compris le moment auquel il doit être payé et les conséquences du non-paiement);
• le nom des personnes ayant le droit d’habiter le logement;
• les obligations de la Première Nation et du locataire (y compris qui est responsable des réparations et des rénovations);
• les services et les commodités inclus dans le loyer;
• la façon de résilier le bail (par le locataire ou la Première Nation);
• l’exigence ou non d’une assurance locataire;
• le dépôt de garantie (s’il est exigé);
• la façon dont la propriété peut être transférée dans le cas d’un contrat de location avec option d’achat (le cas échéant).

Cette liste n’est pas complète. Le bail doit être adapté à votre Première Nation. Vous trouverez des exemples de bail sur Internet.

Correspondance relative aux locataires

Conservez une copie de toute la correspondance avec les locataires. Cela aidera à éviter toute confusion si des problèmes surviennent.

Rapport d’inspection de l’état des lieux à l’arrivée et au départ

Inspectez le logement au moment où le locataire emménage et lorsqu’il quitte le logement. En documentant l’état du logement, vous pourrez facilement détecter tout dommage. Le locataire doit être présent au moment des inspections.

Formulaire des frais d’occupation

Ce formulaire doit comprendre les renseignements de base : nom, numéro de téléphone et adresse du locataire et loyer actuel. Utilisez ce formulaire pour prendre note des paiements effectués. N’oubliez pas d’indiquer la date du paiement, la période visée et le mode de paiement.

Autres documents importants relatifs aux locataires

Les gestionnaires d’habitations des Premières Nations doivent aussi conserver en dossier les documents importants suivants :

• le profil du locataire;
• le plan du terrain et du bâtiment;
• les vérifications courantes et précédentes du revenu et les formulaires de calcul du loyer;
• une liste de toutes les demandes de réparation présentées;
• les informations sur toutes les réparations effectuées (y compris le moment où la réparation a été faite et les coûts);
• une liste des appareils ménagers fournis avec chaque logement (avec le modèle et le numéro de série).

Contactez votre spécialiste du Logement des Premières nations pour obtenir conseils ou informations sur les tâches du gestionnaire d’habitations d'une Première Nation.